Un enorme esfuerzo logístico

Organizar en la sede de Bruselas del Consejo Europeo y del Consejo 6 500 reuniones y varias cumbres al año es algo así como dirigir una pequeña ciudad, explica William Shapcott, Director General de Personal y Administración en la Secretaría General del Consejo.

William Shapcott
© Unión Europea 2011

Señor Shapcott, ¿qué repercusiones ha tenido el Tratado de Lisboa en el trabajo de su Dirección General de Personal y Administración, que es una estructura de apoyo y un proveedor de servicios esencial en la Secretaría General del Consejo? 

Las repercusiones han sido considerables. El Tratado de Lisboa estableció el Consejo Europeo como institución independiente, además del puesto de su Presidente permanente. También creó un Servicio Europeo de Acción Exterior para representar mejor a la Unión en el ámbito internacional y cambió la manera de legislar de la Unión, repartiendo en mayor medida los poderes decisorios entre el Consejo y el Parlamento Europeo. Todas estas grandes cuestiones institucionales, destinadas a dotar a la Unión de una mayor eficiencia y eficacia, tienen importantes consecuencias prácticas. En el pasado, ello podría haber creado nuevos puestos de trabajo y un aumento del personal, pero la situación financiera actual no permite aportar nuevos fondos para alcanzar ese objetivo, por lo que debemos reorganizarnos y formular nuevas prioridades, así como hallar unos métodos de trabajo más eficientes.

En el edificio Justus Lipsius, sede del Consejo Europeo y del Consejo, se organizan 6 500 reuniones y varias cumbres al año. ¿Qué labor  logística implica todo ello?

Es un esfuerzo logístico enorme, algo así como dirigir una pequeña ciudad. Algunas reuniones se celebran a muy alto nivel. Por ejemplo, los jefes de Estado o de Gobierno de los 27 Estados miembros se reúnen aquí al menos cuatro veces al año. Otras reuniones son de gran formato, por ejemplo cuando se celebra una cumbre que reúne al mismo tiempo a los ministros europeos y a los ministros de los 79 miembros de la organización de Estados de África, del Caribe y del Pacífico. También se celebran numerosas reuniones de trabajo en las que participan funcionarios de carrera procedentes de la administración de los Estados miembros o de sus representaciones en Bruselas. Su labor consiste en mantener debates y tomar decisiones en relación con la actuación y la legislación de la UE. Para ello, es necesario contar con los documentos apropiados, el apoyo jurídico adecuado, unas condiciones de reunión correctas, un servicio de interpretación, un servicio de restauración, un entorno adecuado y el correspondiente servicio de seguridad. Todo ello implica una gran actividad. Por ejemplo, nuestras cafeterías y restaurantes sirven más de dos millones de comidas al año. Además de organizar la logística, deseamos que todo transcurra en condiciones medioambientales correctas. Así, por ejemplo, hay montones de objetos que pueden reciclarse, nuestros edificios están cubiertos con paneles solares (somos el mayor productor de energía solar de la región de Bruselas) y estamos construyendo una instalación mixta de producción combinada de electricidad y calor, con vistas a obtener su generación de forma más económica y ecológica.

En general, se ignora que en el Consejo se utilizan 23 lenguas oficiales. Traducir todos los documentos oficiales y garantizar una interpretación de alto nivel representa un trabajo ingente. ¿Puede decirnos algo más al respecto?

Debemos ocuparnos de tres grandes cuestiones relacionadas con las lenguas. Debemos asegurar que todos los delegados puedan entenderse entre sí. Ello implica que, para la mayoría de las reuniones, es precisa la presencia de intérpretes. La organización de este servicio corre en parte a cargo de la Comisión, siendo el Consejo el principal cliente. También debemos asegurar que los delegados entiendan los documentos sobre los que trabajan, por ejemplo un proyecto de acto legislativo. Es una norma establecida que un Consejo de ministros procedentes de los Estados miembros y reunidos para tomar decisiones no puede aprobar un proyecto legislativo si cada ministro no dispone del texto correspondiente en su propia lengua, aun cuando conozca al menos uno de los idiomas más comunes, como el inglés o el francés. Ello significa que debe disponerse rápidamente de una traducción de gran calidad. Un tercer elemento lo constituyen los juristas-lingüistas, que comprueban cuidadosamente que cada lengua utiliza los términos jurídicos adecuados. Este ejercicio no consiste únicamente en permitir a los delegados entender lo que están decidiendo, sino también en asegurar que los ciudadanos puedan seguir el proceso y que legislación esté bien hecha, sea realmente comprensible y cumpla adecuadamente su función cuando llegue a los Estados miembros.