29.07.2011
V bruselském sídle Evropské rady a Rady se každoročně koná přibližně 6 500 zasedání a několik summitů. William Shapcott, generální ředitel oddělení pro personál a administrativu generálního sekretariátu Rady, přirovnává jejich organizaci ke správě menšího města.
Pane Shapcotte, jak se po vstupu Lisabonské smlouvy v platnost změnila práce generálního ředitelství pro personál a administrativu, které je ústřední podpůrnou strukturou a poskytovatelem služeb v rámci generálního sekretariátu Rady?
Došlo k poměrně zásadním změnám. Po vstupu Lisabonské smlouvy v platnost se Evropská rada stala jedním z orgánů EU a nově byla zřízena i funkce jejího stálého předsedy. Aby byla Unie lépe zastupována na mezinárodní scéně, vznikla Evropská služba pro vnější činnost a Lisabonská smlouva změnila i proces tvorby a přijímání právních předpisů EU, což konkrétně znamená, že byla zvýšena míra sdílení rozhodovacích pravomocí mezi Radou a Evropským parlamentem. Všechny tyto významné institucionální změny, jejichž cílem je zajistit vyšší účinnost a efektivitu Unie, s sebou nesou rovněž významné praktické důsledky. V minulosti by to možná znamenalo vytvoření nových pracovních pozic a nábor zaměstnanců, v současné finanční situaci však na nic takového prostředky nejsou. Museli jsme proto přistoupit k reorganizaci, přehodnotit priority a nalézt efektivnější pracovní postupy.
V budově Justus Lipsius, která je sídlem Evropské rady a Rady, se každoročně koná přibližně 6 500 zasedání a několik summitů. Co to znamená z hlediska logistiky?
Z hlediska logistiky je to mimořádně náročný úkol, přirovnal bych to ke správě menšího města. V některých případech se jedná o zasedání na nejvyšší úrovni, jako jsou například summity hlav států a předsedů vlád 27 členských států EU, které se konají nejméně čtyřikrát ročně. Jiná zasedání se vyznačují velkým počtem účastníků, jako příklad mohu uvést summit, na kterém se schází ministři ze členských států EU s ministry ze 79 zemí AKT (země Afriky, Karibiku a Tichomoří). A pak je zde řada pracovních zasedání, na něž vlády členských států nebo stálá zastoupení členských států v Bruselu vysílají své úředníky. Tito lidé zde jednají a rozhodují o opatřeních a právních předpisech přijímaných na úrovni EU. Pro svou práci potřebují správné dokumenty, kvalitní právní podporu, odpovídající prostory a podmínky pro zasedání, tlumočníky, občerstvení, dobré pracovní prostředí a v neposlední řadě je třeba zajistit jejich bezpečnost. Každé zasedání je velká „akce“: například naše stravovací a restaurační zařízení vydají více než 2 miliony porcí ročně. Logistické služby se navíc snažíme zajišťovat způsobem, který je co nejšetrnější k životnímu prostředí. V praxi to znamená, že recyklujeme tuny materiálu, na střeše budovy jsou umístěny solární panely, díky nimž vyrábíme vůbec nejvíce solární energie v celém Bruselu, a stavíme zařízení pro výrobu levnějšího a ekologičtějšího tepla a energie.
Ne všichni vědí, že se v Radě používá 23 úředních jazyků. Zajistit překlad všech úředních dokumentů a tlumočnické služby na vysoké úrovni je nesnadný úkol. Můžete nám o tom říci něco víc?
Jazyková podpora má tři hlavní aspekty: zaprvé, delegáti si musí navzájem rozumět. V praxi to znamená, že na většině zasedání jsou zapotřebí tlumočníci. Jejich práci organizuje zvláštní služba Komise, jejímž největším zákazníkem je právě Rada. Zadruhé musíme zajistit, aby účastníci zasedání rozuměli dokumentu, o kterém právě jednají, jako je například návrh právního předpisu. Existuje pravidlo, že ministři ze členských států, kteří se schází a rozhodují na zasedání Rady, nesmí právní předpis přijmout, jestliže některý z těchto ministrů nemá k dispozici jeho znění ve svém vlastním jazyce, a to ani v případě, že ovládá některý z běžně používaných jazyků, jako je angličtina nebo francouzština. To znamená, že musíme zajistit rychlé překlady ve vysoké kvalitě. A zatřetí je zde tým právníků lingvistů, kteří velmi pečlivě kontrolují správné používání právní terminologie ve všech úředních jazycích. To vše neděláme jen proto, aby delegáti věděli, o čem rozhodují, ale i pro to, aby celý proces mohli sledovat i občané a abychom zajistili, že právní předpisy budou správně formulovány a poté pochopeny a uplatňovány v členských státech.