NAJPOGOSTEJE ZASTAVLJENA VPRAŠANJA
1 - Katere vrste spisov hranite v vašem arhivu?
V našem arhivu so shranjeni predvsem spisi, ki se nanašajo na seje Sveta v različnih sestavah, na ravni voditeljev ali ministrov, pristojnih za določene zadeve, seje Coreperja in različnih drugih odborov in seje strokovnih skupin, ter spisi v zvezi s pripravo direktiv, sklepov in uredb.
2- Kaj je "pravilo 30 let"
Obdobje trideset let je določeno v Uredbi Sveta št. 354/83 o odpiranju arhivskega gradiva EGS in Euratom za javnost, in sicer na podlagi uveljavljenih praks držav članic na tem področju.
Predvidene so določene izjeme za dokumente z oznakami stopeje tajnosti (restreint, confidentiel, secret, très secret), ki so lahko objavljeni šele, ko je stopnja tajnosti preklicana, ali dokumente z občutljivimi informacijami (osebni podatki, informacije o poslovnih interesih…), do katerih ni možen dostop, dokler veljajo pogoji za uporabo izjem v zvezi z dostopom (člen 2 in 3 Uredbe 1700/2003).
3- Ali je možen dostop do dokumentov ali spisov iz zadnjih 30 let?
Pravila v zvezi z dostopom do dokumentov iz zadnjih 30 let so določena v Uredbi ES št. 1049/2001 o dostopu javnosti do dokumentov. Zahtevek je treba nasloviti na access@consilium.europa.eu ali izpolniti obrazec v elektronski obliki.
4 - Katere spise lahko najdem v arhivu Evropskega univerzitetnega inštituta (IUE) v Firencah?
Ta inštitut je leta 1984 sklenil pogodbo z evropskimi institucijami. Enkrat letno jim pošljemo obdelano dokumentacijo (tiskano različico in kopijo na mikrofiših) v hrambo in za vpogled vanjo.
Gradivo, ki je na voljo v IEU, je torej zgodovinski arhiv Sveta, Parlamenta, Evropske komisije in drugih institucij, ki so na voljo javnosti in so bili poslani v Firence v trajno hrambo. IEU hrani tudi gradivo iz zasebnih arhivov in arhivov drugih organizacij.
5 - Kakšni so pogoji za vstop v sprejemno pisarno?
Prosimo, da predhodno vzpostavite stik s službo centralnega arhiva po elektronski pošti in se dogovorite o dnevu obiska; pri vstopu je treba predložiti veljaven osebni dokument in vstopiti v zgradbo skozi detektorska vrata (vrata za odkrivanje kovin). Prostori arhiva so obiskovalcem na voljo ob delovnih dnevih, tj. od ponedeljka do petka od 9.00 do 16.30.
6 - Zakaj je potreben predhodni dogovor glede datuma obiska?
Za obisk se je treba dogovoriti vnaprej in potrditi datum, ker je to potrebno zaradi notranje organizacije. Če poznate reference spisov, ki vas zanimajo, nam jih prosim sporočite vnaprej, da se izognete čakanju. Če ne poznate referenc ali ob vašem prvem obisku, nam, prosimo, posredujte informacije o zadevi, ki vas zanima, da bo naša pomoč bolj učinkovita.
7 - Ali v vašem arhivu hranite tudi dokumente drugih institucij in ali tretjih strani?
Glede na dejavnosti Sveta je v naši dokumentaciji veliko dokumentov drugih institucij (najpogosteje Komisije, Parlamenta in EESO) ali tretjih strani (vlad držav članic ali tretjih držav). Tudi za dostop do teh dokumentov se uporablja veljavna zakonodaja, ki ureja dostop javnosti do dokumentov in arhivov.
8 - Ali je v zvezi z arhivom treba upoštevati avtorske pravice?Katere pravice intelektualne lastnine se uporabljajo za opise? Katere reference je treba navesti pri posameznem dokumentu?
Na splošno se lahko prosto uporabljajo vsi dokumenti Sveta, ki so dostopni javnosti, če se navede vir. V primeru dvoma se posvetujte z nami.
Generalni sekretariat Sveta je lastnik vseh opisov, ki se lahko prosto uporabljajo, če se navede vir.
Svetujemo vam, da navedete fond (na primer CM2 in CM3), podfond (na primer: 1974 ali NEGO1) ali spis CM2 1974/312 ali CM3 NEGO1/57. Dokumenti Sveta, ki so v spisih, so ponavadi oštevilčeni (na primer R/2589/1974 ).
Navedba referenčne številke omogoča večjo natančnost. Številko najdete desno zgoraj na prvi strani in na dnu vseh strani dokumenta.
9 - Ali so dostopni vsi spisi iz zadnjih tridesetih let?
To je dejansko pravilo in prizadevali si bomo za njegovo izvajanje.
Da bi zagotovili usklajenost dokumentacije, je dostopna trideset let po datumu zaključka spisa (ne glede na datum dokumenta). Na primer: dokument iz leta 1975, ki je bil pripravljen v okviru oblikovanja direktive, sprejete leta 1981, bo v okviru arhivskega gradiva obravnavan kot dokument iz leta 1981 in bo na voljo leta 2011.
Žal imamo pri odpiranju fondov zamudo, zato se lahko zgodi, da opis pri nekaterih spisih ni tako natančen kot opisi za že obdelano dokumentacijo ali da bomo potrebovali več časa za iskanje dokumentov, ki ste jih navedli v vašem zahtevku. Za morebitne neprijetnosti se opravičujemo.
10 - Ali so vsi spisi dostopni na spletu?
Spise smo začeli digitalizirati v začetku leta 2010. Najprej bodo digitalizirani spisi iz fondov CM1, nato tisti iz fondov CM2. Ko bomo dobili podobe in bo potrjeno, da so dovolj kakovostne, jih bomo objavili na spletu. Več informacij v zvezi z napredovanjem projekta najdete na strani Aktualno stanje.
Če iščete po celotnem besedilu, je prepoznavanje znakov načeloma 90-odstotno. Vendar nekateri dokumenti slabe kakovosti ne omogočajo tako visoke stopnje prepoznavanja. Prosimo, da to upoštevate pri analizi zadetkov vašega iskanja.
Če želite izvedeti več o naših tehničnih izbirah ali nam sporočiti svoja opažanja v zvezi z dokumenti, objavljenimi na spletu, nam lahko pošljete e-sporočilo.
