Perguntas frequentes
1 – Que tipos de dossiês conservam nos vosso arquivos?
Os nossos dossiês dizem respeito principalmente às reuniões do Conselho, na suas diferentes formações a nível de dirigentes ou dos ministros da pasta do assunto em causa, às reuniões do Coreper e dos outros diferentes comités e às reuniões dos grupos de peritos, bem como à preparação das directivas, decisões ou regulamentos.
2 – O que é a "regra dos 30 anos"?
Este prazo é fixado pelo Regulamento (CE) n.º 354/83 do Conselho relativo à abertura ao público dos arquivos históricos da CEE e da Euratom. Tal regra alinha‑se pelas práticas correntes dos Estados‑Membros nesta matéria.
Estão previstas certas excepções para documentos classificados (restrito, confidencial, secreto, muito secreto) que só podem ser facultados ao público depois de desclassificados, ou para documentos que contenham informações consideradas sensíveis (dados pessoais, interesses comerciais, ...) que não podem ser consultados enquanto se mantiverem as condições de aplicação das excepções à abertura (art. 2.º e 3.º do Regulamento n.º 1700/2003).
3 – Posso ter acesso a documentos ou dossiês com menos de 30 anos?
O acesso aos documentos com menos de 30 anos é regido pelo disposto no Regulamento (CE) n.º 1049/2001 relativo ao acesso do público aos documentos. Os pedidos devem ser enviados a access@consilium.europa.eu ou através do formulário em linha.
4 – Que arquivos posso encontrar no Instituto Universitário Europeu (IUE) em Florença?
Em 1984, este Instituto celebrou um contrato com as instituições europeias. Uma vez por ano, os arquivos (em papel, acompanhados de uma cópia em microficha) tratados pelos nossos serviços são enviados ao Instituto, para conservação e comunicação.
Assim, os fundos disponíveis no IUE são constituídos pelos arquivos históricos abertos ao público provenientes do Conselho, do Parlamento Europeu, da Comissão Europeia e de outras instituições, e já transferidos para Florença para conservação permanente. O IUE possui igualmente os arquivos de fundos privados ou de outras organizações.
5 – Como ter acesso à sala de consulta?
Agradecemos que contacte previamente o serviço dos arquivos centrais, por correio electrónico, para que lhe seja dado um acordo quanto ao dia da visita. Deve ainda apresentar um cartão de identidade válido e passar através de um pórtico de detecção metálica. 
A sala de leitura está acessível nos dias úteis, de segunda a sexta‑feira das 9h00 às 16h30.
6 – Por que razão devo contactar os vossos serviços antes de uma visita?
Pedimos que nos contacte previamente para confirmar as datas de visita por razões de organização interna. Se tiver já alguma preferência sobre os dossiês que lhe interessam, pode informar‑nos previamente, pois assim poderemos servi‑lo com maior rapidez. Caso não conheça quaisquer referências, ou se se trata da primeira visita, informe‑nos sobre o seu projecto: assim poderemos dar uma melhor ajuda.
7– Posso encontrar no vosso serviço documentos de outras instituições ou de terceiros?
Atendendo à natureza das actividades do Conselho, encontram‑se frequentemente nos nossos dossiês documentos provenientes de outras instituições (na maior parte dos casos da Comissão, do Parlamento ou do CESE) ou de terceiros (governos de Estados‑Membros ou de países terceiros). Estes documentos estão também abrangidos pela legislação em vigor sobre o acesso aos documentos e à abertura dos arquivos ao público.
8 – Estão os arquivos protegidos por direitos de autor? Que direitos de propriedade intelectual incidem sobre as descrições? Como fazer referência a um documento?
Em geral, todos os documentos do Conselho abertos ao público podem ser utilizados de forma livre, desde que a fonte seja indicada. Em caso de dúvida, contacte‑nos.
O Secretariado‑Geral do Conselho é proprietário das descrições e das notas históricas, que podem ser utilizadas de forma livre desde que a fonte seja indicada.
Aconselhamos a fazer referência ao fundo (por exemplo CM2 ou CM3, ao sub‑fundo (por exemplo: 1974 ou NEGO1) e ao dossiê: CM2 1974 / 312 ou CM3 NEGO1 / 57.
Em geral, os documentos elaborados pelo Conselho e incluídos nos nossos dossiês são numerados (por exemplo R/2589/1974). Pode utilizar esta referência para uma maior precisão. Esta numeração encontra‑se no canto superior direito da primeira página e no rodapé de todas as páginas dos documentos.
9 – Todos os dossiês de mais de 30 anos estão acessíveis?
É essa efectivamente a regra, e procuramos por cumpri‑la.
A fim de guardar uma certa coerência nos dossiês, aplicamos o prazo de 30 anos a partir da data de encerramento do dossiê (e não da data do documento). Exemplo: um documento datado de 1975 redigido no âmbito da preparação de uma directiva adoptada em 1981, será tratado no quadro do inventário do ano de 1981 e aberto em 2011.
Infelizmente, temos algum atraso na abertura dos fundos, pelo que é possível que a descrição não seja tão precisa como a dos dossiês já tratados ou que levemos um pouco mais de tempo a identificar os documentos que correspondem ao seu pedido. Pedimos desde já desculpa pelos inconvenientes causados.
10 – Estão todos os dossiês disponíveis em linha?
O projecto de digitalização começou em 2010. Os primeiros dossiês digitalizados serão os que constituem o fundo CM1, seguindo‑se o fundo CM2. À medida que o nosso serviço for recebendo as imagens e que as mesmas sejam validadas – depois de um controlo de qualidade –, serão colocadas em linha. Dirija‑se à página Actualidades para acompanhar a evolução do projecto.
Se utiliza a busca "texto integral": a taxa de reconhecimento dos caracteres é à priori de 90%. Certos documentos em mau estado não permitem que se atinja esta taxa. Pedimos‑lhe que tenha isso em conta na análise dos resultados obtidos.
Pode eventualmente deixar‑nos uma mensagem se desejar saber mais sobre as nossas opções técnicas ou transmitir‑nos o que pôde constatar ao utilizar os documentos em linha.
