FAQ
1- Quels types de dossiers conservez-vous dans votre service ?
Nos dossiers sont principalement des dossiers concernant les réunions du Conseil dans ses différents formes au niveau des dirigeants ou des ministres en charge de la matière concernée, les réunions du Coreper et des différents autres comités, les réunions des groupes d'experts, les dossiers relatifs à l'élaboration des directives, décisions, règlements ou encore des dossiers.
2- Qu'est-ce que la «Règle des 30 ans»
Ce délai est fixé par le règlement CE n° 354/83 du Conseil relatif à l'ouverture au public des archives historiques de la CEE et d'Euratom. Il s'aligne sur les pratiques courantes des États membres en la matière.
Certaines exceptions sont prévues pour des documents portant une classification (restreint, confidentiel, secret, très secret) qui ne peuvent être rendus publics qu'une fois déclassifiés, ou de documents contenant des informations dites sensibles (données personnelles, intérêts commerciaux, …) qui ne peuvent être consultés tant que perdurent les conditions d'application des exceptions à l'ouverture (art. 2 et 3 du règlement 1700/2003).
3- Puis-je accéder à des documents ou dossiers de moins de 30 ans?
L'accès aux documents de moins de 30 ans est régi par le règlement CE n°1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents. Les demandes doivent être adressées à access@consilium.europa.eu ou via le formulaire en ligne.
4- Quelles archives puis-je trouver à l'Institut Universitaire Européen (IUE), à Florence ?
Cet institut a conclu un contrat en 1984 avec les institutions européennes. Une fois par an, les archives (papier avec une copie sur microfiches) traitées par nos soins sont envoyés pour conservation et communication à l'Institut.
Les fonds disponibles à l'IUE sont donc les archives historiques ouvertes au public du Conseil, du Parlement, de la Commission européenne et d'autres institutions, déjà transférées à Florence pour conservation permanente; L'IUE détient également les archives de fonds privés ou d'autres organisations.
5- Comment accéder à la salle de recherche ?
Nous vous demander de prendre contact par email au préalable avec le service d'archives centrales pour accord sur le jour de visite, présentation d'une pièce d'identité en cours de validité et passage sous un portique de détection métallique.
La salle de lecture est accessible les jours ouvrables du lundi au vendredi de 9h00 à 16h30.
6- Pourquoi dois-je prendre rendez-vous avant ma visite?
Nous vous demandons de nous contacter à l'avance et de confirmer les dates de votre visite, pour des raisons d'organisation interne. Si vous avez déjà les références des dossiers qui vous intéressent, communiquez-les nous à l'avance, afin d'être servi plus vite. Si vous ne connaissez pas les références, ou si c'est votre première visite, informez-nous sur votre projet : ceci nous permettra de vous aider au mieux.
7- Puis-je trouver dans votre service des documents émanant d'autres institutions ou de tiers ?
Compte tenu de la nature des activités du Conseil, des documents provenant d'autres institutions (le plus souvent de la Commission, du Parlement ou du CESE) ou de tiers (gouvernements des pays membres ou pays tiers) se retrouvent fréquemment dans nos dossiers. Ces documents sont aussi couverts par la législation en vigueur sur l'accès aux documents et l'ouverture des archives au public.
8- Est-ce que les archives sont couvertes par un copyright? Quels droits de propriété intellectuelle s'exerce sur les descriptions ? Comment faire référence à un document ?
En général, tous les documents du Conseil ouverts au public peuvent être utilisés librement, à condition d'en mentionner la source. En cas de doute, contactez-nous.
Le Secrétariat Général du Conseil est propriétaire des descriptions qui peuvent être utilisées librement à condition de mentionner la source.
Nous vous conseillons de faire référence au fonds (par exemple CM2 ou CM3), au sous-fonds (par exemple : 1974 ou NEGO1) et au dossier : CM2 1974 / 312 ou CM3 NEGO1 / 57.
En général les documents produits par le Conseil et contenus dans les dossiers sont numérotés (par exemple R/2589/1974 ). Vous pouvez utiliser cette référence pour plus de précision. Cette numérotation se trouve en haut à droite sur la première page et en pied de page sur toutes les pages du documents.
9- Est-ce que tous les dossiers de plus de 30 ans sont accessibles ?
C'est en effet la règle et nous nous efforcerons de vous donner satisfaction.
De façon à garder une cohérence dans les dossiers, nous appliquons le délai de 30 ans à partir de la date de clôture du dossier (et non pas la date du document). Par exemple : un document datant de 1975 produit dans le cadre de l'élaboration d'une directive adoptée en 1981 sera traité dans le cadre de l'inventaire de l'année 1981 et ouvert en 2011.
Nous avons malheureusement du retard dans l'ouverture des fonds aussi il peut arriver que la description ne soit pas aussi précise que celle des dossiers déjà traités ou que nous mettions plus de temps à identifier les documents correspondants à votre demande. Nous vous présentons nos excuses pour les désagréments occasionnés.
10- Est-ce que tous les dossiers sont disponibles en ligne ?
Le projet de numérisation a commencé début 2010. Les premiers dossiers numérisés seront ceux constituant le fonds CM1 puis le fonds CM2. Au fur et à mesure que nous recevons les images et que nous les validons après un contrôle de qualité, nous les rendons disponibles en ligne. Rendez-vous à la page Actualités pour suivre les progrès du projet.
Si vous utilisez la recherche "plain text" : le taux de reconnaissance des caractères est a priori de 90%. Certains documents en mauvais état ne permettent pas d'atteindre ce taux. Nous vous demandons d'en tenir compte dans l'analyse de vos résultats de recherche.
Vous pouvez éventuellement nous laisser un message si vous souhaitez en savoir plus sur nos choix techniques ou nous faire part de ce que vous auriez pu noter en utilisant les documents en ligne.
