FAQ – Usein kysyttyä
1- Minkätyyppisiä asiakirjoja neuvoston arkistossa säilytetään?
Pääasiassa säilytetään asiakirjoja, jotka liittyvät kulloisestakin asiasta vastaavien johtavien virkamiesten tai ministerien eri kokoonpanoissa pidettyihin neuvoston istuntoihin tai pysyvien edustajien komitean ja muiden eri komiteoiden sekä asiantuntijaryhmien kokouksiin ja jotka koskevat direktiivien, päätösten ja asetusten valmistelua.
2- Mikä on "30 vuoden sääntö"?
Tämä määräaika on vahvistettu ETY:n ja Euratomin historiallisten arkistojen avaamista yleisölle koskevassa neuvoston asetuksessa (EY) N:o 354/83. Sääntö vastaa jäsenvaltioiden tässä asiassa nykyisin soveltamia käytäntöjä.
Tiettyjä poikkeuksia sovelletaan turvaluokiteltuihin asiakirjoihin (restreint, confidentiel, secret tai très secret), jotka voidaan antaa yleisön tutustuttavaksi vasta, kun niiden turvaluokitus on poistettu, ja asiakirjoihin, jotka sisältävät arkaluontoisia tietoja (kuten henkilötietoja tai taloudellisiin etuihin liittyviä tietoja) ja joita ei voida luovuttaa yleisön tutustuttavaksi, mikäli arkistojen avaamiseen sovellettavien poikkeuksien soveltamisedellytykset edelleen täyttyvät (asetuksen (EY) N:o 1700/2003 2 ja 3 artikla ).
3- Onko mahdollista tutustua asiakirjoihin, joiden laatimisesta on kulunut alle 30 vuotta?
Oikeudesta tutustua asiakirjoihin, joiden laatimisesta on kulunut alle 30 vuotta, säädetään asiakirjojen saamista yleisön tutustuttavaksi koskevassa asetuksessa (EY) N:o 1049/2001. Pyynnön tutustua tällaisiin asiakirjoihin voi esittää sähköpostitse osoitteeseenaccess@consilium.europa.eu tai sähköisellä lomakkeella.
4- Mitä arkistoja on Firenzen yliopistollisessa Eurooppa-instituutissa?
Firenzen yliopistollinen Eurooppa-instituutti teki EU:n toimielinten kanssa vuonna 1984 sopimuksen, jonka mukaan neuvostossa käsitellyt arkistot lähetetään (paperiversiona ja mikrofilmille tallennettuna) instituuttiin säilyttämistä ja tietojen luovuttamista varten.
Instituutin kokoelmat sisältävät siis yleisölle avatut neuvoston, Euroopan parlamentin, Euroopan komission ja muiden toimielinten historialliset arkistot, jotka on jo siirretty Firenzeen pysyvää säilytystä varten. Instituutissa säilytetään myös yksityisiä ja muiden organisaatioiden arkistoja.
5- Kuinka lukusaliin pääsee?
Halukkaita pyydetään ottamaan ennakkoon yhteyttä sähköpostitse keskusarkistoon, jotta voidaan sopia käynnin ajankohdasta, voimassa olevan henkilötodistuksen esittämisestä ja turvaportin läpi kulkemisesta. 
Lukusali on avoinna arkipäivisin maanantaista perjantaihin klo 9.00–16.30.
6- Miksi käynnistä on sovittava etukäteen?
Käynnistä ja sen ajankohdasta pyydetään sopimaan etukäteen sisäisten järjestelyjen vuoksi. Palvelun nopeuttamiseksi voi ilmoittaa etukäteen niiden asiakirjojen viitetiedot, jotka haluaa nähdä. Jos viitetiedot eivät ole tiedossa tai kyseessä on ensimmäinen käynti, voi antaa etukäteistietoja tiedonhakuhankkeestaan, jotta tiedonhaussa voidaan auttaa paremmin.
7- Onko arkistossanne saatavilla muiden toimielinten tai kolmansien osapuolten asiakirjoja?
Neuvoston toiminnan luonteen vuoksi neuvoston arkistossa on usein myös muiden toimielinten (useimmiten komission, Euroopan parlamentin tai Euroopan talous- ja sosiaalikomitean) ja kolmansien osapuolten (jäsenvaltioiden tai kolmansien maiden hallitusten) asiakirjoja. Myös näitä asiakirjoja koskee voimassa oleva lainsäädäntö oikeudesta tutustua asiakirjoihin ja arkistojen avaamisesta yleisölle.
8- Koskevatko arkistoja tekijänoikeussäännöt? Mitä teollis- ja tekijänoikeuksia sovelletaan kuvauksiin ja historiallisiin tiedotteisiin? Miten asiakirjoihin on viitattava?
Yleensä kaikkia yleisön saatavilla olevia neuvoston asiakirjoja voi käyttää vapaasti sillä edellytyksellä, että lähde mainitaan. Jos on kysyttävää, pyydämme ottamaan yhteyttä.
Kuvaukset ja historialliset tiedotteet ovat neuvoston pääsihteeristön omaisuutta. Niitä voi käyttää vapaasti sillä edellytyksellä, että lähde mainitaan.
Viitetiedoissa on syytä mainita asianomainen kokoelma (esimerkiksi CM2 tai CM3), osakokoelma (esimerkiksi 1974 tai NEGO1) ja asiakirjakokonaisuuden numero (CM2 1974 / 312 tai CM3 NEGO1 / 57).
Neuvoston tuottamat ja asiakirjakokonaisuuksiin kuuluvat asiakirjat on numeroitu (esimerkiksi R/2589/1974). Tällä viitenumerolla voi ilmoittaa täsmällisen lähdetiedon. Asiakirjan numero on merkitty asiakirjan etusivun oikeaan yläosaan ja kaikille sivuille alatunnisteeseen.
9- Onko mahdollista tutustua kaikkiin asiakirjoihin, joiden laatimisesta on yli 30 vuotta?
Tämä on pääsääntö, ja siitä pyritään pitämään kiinni.
Johdonmukaisuuden säilyttämiseksi asiakirjakokonaisuuksien hallinnassa 30 vuoden määräaika lasketaan asiakirjakokonaisuuden käsittelyn päätökseen saattamisesta eikä asiakirjan päivämäärästä. Esimerkiksi vuodelta 1975 oleva asiakirja, joka on laadittu vuonna 1981 annetun direktiivin valmistelun yhteydessä, käsitellään vuoden 1981 luetteloinnissa ja avataan yleisölle vuonna 2011.
Kokoelmien avaaminen on valitettavasti viivästynyt. Lisäksi asiakirjan kuvaus saattaa olla yleisluonteisempi kuin aiemmin käsitellyissä asiakirjakokonaisuuksissa, tai meiltä saattaa kulua tavallista enemmän aikaa tunnistaa pyynnön mukaiset asiakirjat. Pahoittelemme aiheutunutta haittaa.
10- Ovatko kaikki asiakirjakokonaisuudet saatavilla verkossa?
Digitointihanke käynnistyi vuoden 2010 alussa. Ensiksi digitoidaan kokoelman CM1 ja sen jälkeen kokoelman CM2 asiakirjakokonaisuudet. Kun valmiit kuvat on saatu ja vahvistettu laaduntarkastuksen jälkeen, ne asetetaan saataville verkkoon. Hankkeen etenemistä voi seurata sivulta Tilannekatsaus.
Jos teette tekstihakuja, kirjainten tunnistusaste on lähtökohtaisesti 90 prosenttia. Joidenkin huonokuntoisten asiakirjojen osalta ei päästä tälle tunnistustasolle. Tämä on syytä ottaa huomioon arvioitaessa hakutuloksia.
Voitte myös lähettää meille viestin halutessanne lisätietoja teknisistä valinnoistamme tai ilmoittaa verkossa olevien asiakirjojen käytössä ilmenneistä seikoista.
