KKK
1. Mis liiki toimikuid keskarhiivis hoitakse?
Suurem osa meie toimikutest on seotud nõukogu erinevate koosseisude kohtumistega riigijuhtide või asjaomase valdkonna eest vastutavate ministrite tasemel, COREPERi ning muude komiteede ja töörühmade koosolekutega ning direktiivide, otsuste ja määruste ettevalmistamisega.
2. Mis on nn 30-aasta-reegel?
30 aastat on periood, mis on kindlaks määratud nõukogu määruses (EMÜ, Euratom) nr 354/83, mis käsitleb EMÜ ja Euratomi ajalooarhiivide avalikkusele kättesaadavaks tegemist. See ajavahemik on kooskõlas liikmesriikides valitseva praktikaga.
Sellest reeglist tehakse erandeid salastatud dokumentide (s.o piiratud juurdepääsuga, konfidentsiaalsete, salajaste ja täiesti salajaste dokumentide) puhul, sest neid dokumente ei saa avalikuks teha kuni nende salastatuse kustutamiseni. Samuti kehtib erand tundlikku teavet (isikuandmeid, ärihuvi mõjutavat teavet jne) sisaldavate dokumentide puhul ning nendega ei saa tutvuda kuni tingimused, mille alusel nende suhtes erandit kohaldatakse, on täidetud. (Vt määruse (EÜ, Euratom) nr 1700/2003 artikleid 2 ja 3)
3. Kas vähem kui 30 aasta vanuste dokumentidega ja toimikutega on võimalik tutvuda?
Ligipääsu vähem kui 30 aastat tagasi koostatud dokumentidele reguleerib määrus (EÜ) nr 1049/2001 üldsuse juurdepääsu kohta dokumentidele. Taotlus tuleks saata aadressil access@consilium.europa.eu või täita selleks internetipõhine avaldus.
4. Millised arhiivid asuvad Firenzes paiknevas Euroopa Ülikool-Instituudis?
Euroopa Ülikool-Instituut (Institut Universitaire Européen, IUE) allkirjastas Euroopa institutsioonidega 1984. aastal sellekohase lepingu. Kord aastas saadetakse meil töötlemisel olnud arhiivimaterjal (paberil koos mikrofišil koopiaga) instituuti säilitamiseks ja üldsusele juurdepääsu andmiseks.
IUE arhiiv sisaldab seega üldsusele avatud juurdepääsuga nõukogu, Euroopa Parlamendi ja Euroopa Komisjoni ja teiste institutsioonide ajalooarhiive, mis on Firenzesse alaliseks säilitamiseks saadetud. IUE säilitab ka eraarhiive ja muude organisatsioonide arhiive.
5. Kuidas pääseb uurimissaali kasutama?
Peaksite selleks enne keskarhiivi osakonnaga e-maili teel ühendust võtma, et külastusaeg kokku leppida. Päeval, mil soovite uurimissaali kasutada, peate esitama nõukogu hoone sissepääsu juures kehtiva isikut tõendava dokumendi ning läbima metallidetektorvärava. 
Uurimissaal on avatud esmaspäevast reedeni 9.00–16.30.
6. Miks tuleb külastusaeg varem kokku leppida?
Palume teil meiega varem ühendust võtta ja uurimissaali kasutamise aeg kinnitada sisekorralduslikel põhjustel. Kui teil on juba olemas viited toimikutele, millega soovite tutvuda, andke meile neist teada, et saaksime teid kiiremini teenindada. Kui teil selliseid viiteid pole või kui see on esimene kord, kui te meid külastate, kirjeldage meile oma uurimisprojekti, et saaksime teid parimal võimalikul viisil aidata.
7. Kas teie osakonnas on ka teiste institutsioonide ja kolmandate poolte dokumente?
Nõukogu töö olemusest tulenevalt sisaldavad meie toimikud sageli teiste institutsioonide (eelkõige komisjoni, Euroopa Parlamendi ning Euroopa Majandus- ja Sotsiaalkomitee) ja kolmandate poolte (liikmesriikide või kolmandate riikide valitsuste) dokumente. Nende dokumentide suhtes kohaldatakse samuti kehtivaid õigusakte, mis reguleerivad juurdepääsu dokumentidele ja arhiivide avamist üldsusele.
8. Milliste arhiivimaterjalide suhtes kohaldatakse autoriõigust? Millised intellektuaalomandiõigused on seotud kirjeldustega? Kuidas dokumentidele viidata?
Üldjuhul saab kõiki üldsusele kättesaadavaid nõukogu dokumente vabalt kasutada, tingimusel et viidatakse nende allikale. Kahtluse korral võtke meiega ühendust.
Kirjeldused on nõukogu peasekretariaadi omand, kuid neid võib vabalt kasutada, tingimusel et viidatakse nende allikale.
Soovitame teil viidata kogule (näiteks CM2 või CM3), allkogule (näiteks 1974 või NEGO1) ning toimikule (näiteks CM2 1974 / 312 või CM3 NEGO1 / 57). Toimikutes sisalduvatel nõukogus koostatud dokumentidel on tavaliselt number (näiteks R/2589/1974). Võite täpsemaks viitamiseks seda kasutada. Kõnealune number asub dokumendi esilehekülje ülemises paremas nurgas ning kõigi lehekülgede all servas.
9. Kas kõik alla 30 aasta vanused dokumendid ja toimikud on kättesaadavad?
See on üldreegel ja anname oma parima, et teie taotlusele vastu tulla.
Selleks et kogu toimikut koos töödelda, kohaldame 30-aastast perioodi alates toimiku sulgemise kuupäevast (ja mitte alates kuupäevast, millal konkreetne dokument koostati). Näiteks töödeldakse dokumenti, mis koostati 1975. aastal seoses 1981. aastal vastu võetud direktiiviga, osana 1981. aasta loetelust ning see tehakse kättesaadavaks 2011. aastal.
Kahjuks oleme toimikute avamisega ajast maas ning kirjeldused ei pruugi olla sama täpsed kui töödeldud toimikute puhul või me ei pruugi olla enam suutelised teie taotlusele vastavaid dokumente tuvastama. Vabandame võimalike ebamugavuste pärast.
10. Kas kõik toimikud on internetis kättesaadavad?
Digiteerimisprojektiga alustati 2010. aasta alguses. Esimesena digiteeritakse kogus CM1 sisalduvad toimikud, seejärel kogu CM2 toimikud. Kõik kujutised tehakse pärast nende kättesaamist, kvaliteedi kontrollimist ja heakskiitmist internetis kättesaadavaks. Külastage projektiga seotud arengute kohta teabe saamiseks „Uudiste” rubriiki.
Täistekstiotsingu puhul on tärgituvastuse täpsus üldjuhul 90%. Halvas seisukorras olevate dokumentide puhul ei pruugi see siiski nii suur olla. Palun pidage seda otsingu tulemuste analüüsimisel silmas.
Kui soovite saada lisateavet tehniliste võimaluste kohta või anda tagasisidet meie dokumentide kasutamise kohta internetis, võite saata meile ka e-maili.
