P+F
1- ¿Qué tipo de expedientes conserva en su servicio ?
Nuestros expedientes son principalmente expedientes relativos a las reuniones del Consejo en sus distintas formas a nivel de dirigentes o de los Ministros responsables del tema de que se trate, las reuniones del Coreper y de los distintos otros comités, las reuniones de los grupos de expertos, los expedientes relativos a la elaboración de las directivas, decisiones, reglamentos.
2- ¿En qué consiste la "norma de los 30 años"?
Este plazo está establecido por el Reglamento CE n° 354/83 del Consejo relativo a la apertura al público de los archivos históricos de la CEE y de Euratom. Se pone en sintonía con las prácticas habituales de los Estados miembros sobre este tema.
Algunas excepciones están previstas para documentos que llevan una clasificación (restreint, confidentiel, secret, très secret) que sólo pueden hacerse públicos una vez desclasificados, o para documentos con información denominada sensible (datos personales, intereses comerciales…) que no pueden consultarse mientras duren las condiciones de aplicación de las excepciones a la apertura al público (artículos 2 y 3 del Reglamento 1700/2003).
3- ¿Puedo acceder a documentos o expedientes de menos de 30 años?
El acceso a los documentos de menos de 30 años está regulado por el Reglamento CE n.°1049/2001 relativo al acceso del público a los documentos. Las solicitudes deben ir dirigidas a access@consilium.europa.eu o mediante el formulario en línea.
4- ¿Qué archivos puedo encontrar en el Instituto Universitario Europeo (IUE), en Florencia ?
Este instituto celebró un contrato en 1984 con las instituciones europeas. Una vez al año, los archivos (papel con una copia en microfichas) tratados por nosotros se envían para conservación y comunicación al Instituto.
Los fondos disponibles en el IUE son por lo tanto los archivos históricos abiertos al público del Consejo, del Parlamento, de la Comisión Europea y de otras instituciones, ya transferidos a Florencia para su conservación permanente El IUE también posee los archivos de fondos privados o de otras organizaciones.
5- ¿Cómo puedo acceder a la sala de búsqueda ?
Sírvase ponerse en contacto de antemano mediante correo electrónico con el servicio de archivos centrales para concertar un día de visita, previa presentación de un documento de identidad válido y paso por un arco de detección de metales.
Se puede acceder a la sala de lectura los días laborables, de lunes a viernes desde las 9.00 h. a las 16.30 h.
6- ¿Por qué debo concertar una cita antes de mi visita?
Le pedimos que se ponga en contacto con nosotros de antemano y que confirme las fechas de su visita por razones de organización interna. Si ya dispone de las referencias de los expedientes que le interesan, comuníquenoslas por adelantado para poder servirle más rápidamente. Si no conoce las referencias, o si es su primera visita, infórmenos sobre su proyecto: ello nos permitirá ayudarle del mejor modo posible.
7- ¿Puedo encontrar en su servicio documentos de otras instituciones o de terceros?
Habida cuenta de la índole de las actividades del Consejo, documentos procedentes de otras instituciones (generalmente de la Comisión, el Parlamento o el CESE) o de terceros (Gobiernos de los países miembros o terceros países) figuran a menudo en nuestros expedientes. Estos documentos también están cubiertos por la legislación vigente sobre el acceso a los documentos y la apertura de los archivos al público.
8- ¿Están cubiertos los archivos por un derecho de propiedad? ¿Qué derechos de propiedad intelectual se aplican a las descripciones? ¿Cómo se debe hacer referencia a un documento?
En general, todos los documentos del Consejo puestos a disposición del público pueden utilizarse libremente, siempre que se mencione la fuente. En caso de duda, póngase en contacto con nosotros.
La Secretaría General del Consejo es propietaria de las descripciones que pueden utilizarse libremente siempre que se mencione la fuente.
Le aconsejamos que haga referencia al fondo (por ejemplo CM2 o CM3), al subfondo (por ejemplo: 1974 o NEGO1) y al expediente: CM2 1974/312 o CM3 NEGO1/57. En general los documentos elaborados por el Consejo y que figuran en los expedientes están numerados (por ejemplo R/2589/1974). Puede utilizar esta referencia para mayor precisión. Esta numeración aparece arriba a la derecha en la primera página y al pie de de todas las páginas de los documentos.
9- ¿Son accesibles todos los expedientes de más de 30 años ?
Ésa es en efecto la norma e intentaremos darle satisfacción.
Para que conserven una coherencia en los expedientes, aplicamos el plazo de 30 años a partir de la fecha de cierre del expediente (y no la fecha del documento). Por ejemplo: un documento que date de 1975 producido en el marco de la elaboración de una Directiva adoptada en 1981 se tratará en el marco del inventario del año 1981 y se abrirá en 2011.
Llevamos lamentablemente retraso en la apertura de los fondos, por lo que puede ocurrir que la descripción no sea tan precisa como la de los expedientes ya tratados o que nos lleve más tiempo identificar los documentos correspondientes a su petición. Le rogamos que nos disculpe por las molestias causadas.
10- ¿Se pueden consultar todos los expedientes en línea ?
El proyecto de digitalización comenzó a principios de 2010. Los primeros expedientes digitalizados serán los que constituyen el fondo CM1 y después el fondo CM2. A medida que recibamos las imágenes y que las validemos tras un control de calidad, las facilitaremos en línea. Remítase a la página "Actualidad" para seguir la evolución del proyecto.
Si utiliza la búsqueda "texto completo": el porcentaje de reconocimiento de los caracteres es a priori del 90%. Algunos documentos en mal estado no permiten alcanzar este porcentaje. Téngalo en cuenta por favor a la hora de analizar sus resultados de búsqueda.
Puede en su caso dejarnos un mensaje si desea obtener más información sobre nuestras opciones técnicas o comunicarnos lo que haya observado al utilizar los documentos en línea.
