Συχνές ερωτήσεις (FAQ)
1- Ποιοι είναι οι τύποι των φακέλων που διατηρείτε στην υπηρεσία σας;
Οι φάκελοί μας αποτελούνται κατά κύριο λόγο από έγγραφα συνόδων του Συμβουλίου στις διάφορες συνθέσεις του σε επίπεδο αρχηγών ή αρμοδίων υπουργών, συνεδριάσεων της ΕΜΑ και διαφόρων άλλων επιτροπών, συνεδριάσεων ομάδων εμπειρογνωμόνων, φακέλων σχετικών με την εκπόνηση οδηγιών, αποφάσεων, κανονισμών.
2- Τί είναι ο «κανόνας των 30 ετών»;
Η προθεσμία αυτή ορίζεται από τον κανονισμό ΕΚ αριθ. 354/83 του Συμβουλίου περί του ανοίγματος των ιστορικών αρχείων στο κοινό της ΕΟΚ και της Ευρατόμ. Ευθυγραμμίζεται προς τις ισχύουσες πρακτικές των κρατών μελών.
Προβλέπονται ορισμένες εξαιρέσεις για τα έγγραφα που φέρουν συγκεκριμένη διαβάθμιση (restreint, confidentiel, secret, très secret) τα οποία δεν μπορούν να δημοσιοποιηθούν προ του αποχαρακτηρισμού τους, ή έγγραφα που περιέχουν ευαίσθητες πληροφορίες (δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, εμπορικά συμφέροντα, …) τα οποία δεν μπορούν να συμβουλευθούν οι ερευνητές για όσο διάστημα ισχύουν οι προϋποθέσεις εφαρμογής των εξαιρέσεων για το άνοιγμά τους (άρθρα 2 και 3 του κανονισμού 1700/2003 ).
3- Μπορώ να έχω πρόσβαση σε έγγραφα ή φακέλους κάτω των 30 ετών;
Η πρόσβαση σε έγγραφα κάτω των 30 ετών διέπεται από τον κανονισμό ΕΚ αριθ. 1049/2001 περί πρόσβασης του κοινού στα έγγραφα. Οι αιτήσεις πρέπει να απευθύνονται στη διεύθυνση access@consilium.europa.eu ή μέσω του επιγραμμικού εντύπου.
4- Ποια αρχεία μπορώ να βρω στο Ευρωπαϊκό Πανεπιστημιακό Ινστιτούτο (ΕΠΙ) στη Φλωρεντία;
Το εν λόγω Ινστιτούτο συνήψε το 1984 σύμβαση με τα ευρωπαϊκά όργανα. Μια φορά το χρόνο, τα αρχεία (σε χαρτί και αντίγραφο σε μικροδιαφάνειες) μετά από δική μας επεξεργασία αποστέλλονται προς διατήρηση και κοινοποίηση στο Ινστιτούτο.
Οι διαθέσιμες συλλογές στο ΕΠΙ είναι συνεπώς τα ιστορικά αρχεία του Συμβουλίου, του Κοινοβουλίου, της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και άλλων οργάνων, που είναι προσβάσιμα στο κοινό και έχουν ήδη μεταφερθεί στη Φλωρεντία για μόνιμη συντήρηση. Το ΕΠΙ έχει στην κατοχή του και ιδιωτικές συλλογές ή άλλων οργάνων.
5- Πώς θα έχω πρόσβαση στην αίθουσα μελέτης;
Να επικοινωνήσετε προηγουμένως με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με την υπηρεσία των κεντρικών αρχείων η οποία θα συμφωνήσει με την ημέρα επίσκεψης, θα παρουσιάσετε ταυτότητα εν ισχύι και θα περάσετε από θυρίδα ανίχνευσης μεταλλικών αντικειμένων.
Η αίθουσα είναι ανοικτή τις εργάσιμες ημέρες από Δευτέρα έως Παρασκευή μεταξύ 09:00 και 16:30.
6- Γιατί πρέπει πρώτα να πάρω ραντεβού;
Σας ζητούμε να επικοινωνήσετε εκ των προτέρων και να επιβεβαιώσετε τις ημέρες της επίσκεψής σας για λόγους εσωτερικής οργάνωσης. Εάν γνωρίζετε ήδη τους αριθμούς των φακέλων που σας ενδιαφέρουν, θα τους κοινοποιήσετε εκ των προτέρων και θα εξυπηρετηθείτε ταχύτερα. Εάν δεν τους γνωρίζετε, ή εάν μας επισκέπτεστε για πρώτη φορά, θα μας ενημερώσετε για το σχέδιό σας: αυτό θα μας επιτρέψει να σας βοηθήσουμε καλύτερα.
7- Μπορώ να βρω στην υπηρεσία σας κείμενα άλλων οργάνων ή τρίτων;
Λόγω της φύσης των δραστηριοτήτων του Συμβουλίου, πολύ συχνά, έγγραφα άλλων οργάνων (κυρίως της Επιτροπής, του Κοινοβουλίου ή της ΕΟΚΕ) ή τρίτων (κυβερνήσεων των κρατών μελών ή τρίτων χωρών) συγκαταλέγονται μεταξύ των εγγράφων των φακέλων. Τα έγγραφα αυτά καλύπτονται επίσης από την ισχύουσα νομοθεσία περί πρόσβασης στα έγγραφα και του ανοίγματος των αρχείων στο κοινό.
8- Τα αρχεία καλύπτονται από δικαιώματα αναδημοσίευσης; Ποια είναι τα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας που ασκούνται στις περιγραφές; Πώς μπορεί να γίνεται αναφορά σε ένα έγγραφο;
Εν γένει, όλα τα έγγραφα του Συμβουλίου τα οποία είναι ανοικτά στο κοινό, μπορούν να χρησιμοποιούνται ελεύθερα, υπό την προϋπόθεση ότι αναφέρεται η πηγή. Σε περίπτωση αμφιβολίας, να επικοινωνείτε μαζί μας.
Η Γενική Γραμματεία του Συμβουλίου έχει την ιδιοκτησία των περιγραφών οι οποίες μπορούν να χρησιμοποιούνται ελεύθερα, υπό την προϋπόθεση ότι αναφέρεται η πηγή.
Σας συμβουλεύουμε να αναφέρεστε στις συλλογές (παραδείγματος χάριν CM2 ή CM3), στις επιμέρους συλλογές (παραδείγματος χάριν: 1974 ή NEGO1) και στο φάκελο: CM2 1974 / 312 ή CM3 NEGO1 / 57.
Εν γένει, τα έγγραφα που παράγονται από το Συμβούλιο και περιέχονται στους φακέλους φέρουν αρίθμηση (παραδείγματος χάριν R/2589/1974 ). Μπορείτε να χρησιμοποιείτε την αναφορά αυτή για μεγαλύτερη ακρίβεια. Η αρίθμηση αυτή απαντάται στο άνω δεξιό μέρος της πρώτης σελίδας και στο κάτω μέρος όλων των σελίδων των εγγράφων.
9- Όλοι οι φάκελοι άνω των 30 ετών είναι προσβάσιμοι;
Αυτός είναι ο κανόνας και επιδιώκουμε να τον τηρούμε.
Προκειμένου να υπάρχει συνέπεια στους φακέλους, εφαρμόζουμε την 30ετή προθεσμία από την ημερομηνία που έχει κλείσει ένας φάκελος (και όχι από την ημερομηνία του εγγράφου). Παραδείγματος χάριν: ένα έγγραφο με ημερομηνία 1975 που έχει εκπονηθεί στο πλαίσιο κατάρτισης οδηγίας που θεσπίστηκε το 1981 θα περιληφθεί στο πλαίσιο του ευρετηρίου του έτους 1981 και θα διατίθεται το 2011.
Δυστυχώς διαπιστώνονται καθυστερήσεις στο άνοιγμα των συλλογών και για το λόγο αυτό μπορεί να παρατηρείται το γεγονός η περιγραφή να μην τόσο ακριβής όπως εκείνη των φακέλων που έχουν υποστεί επεξεργασία και συνεπώς θα απαιτηθεί περισσότερος χρόνος για τον εντοπισμό των εγγράφων που αντιστοιχούν στην αίτησή σας. Ζητούμε την κατανόησή σας για την ταλαιπωρία.
10- Όλοι οι φάκελοι είναι διαθέσιμοι επιγραμμικά;
Το σχέδιο ψηφιοποίησης ξεκίνησε στις αρχές του 2010. Οι πρώτοι ψηφιοποιημένοι φάκελοι θα είναι εκείνοι της συλλογής CM1 και εν συνεχεία της συλλογής CM2. Κάθε φορά που λαμβάνουμε τις εικόνες και τις επικυρώνουμε μετά από τον ποιοτικό έλεγχο, θα καθίστανται διαθέσιμες επιγραμμικά. Για να παρακολουθήσετε την πρόοδο του προγράμματος, ανατρέξτε στη σελίδα Επικαιρότητες.
Εάν χρησιμοποιείτε την έρευνα «απλό κείμενο» («plain text»): το ποσοστό αναγνώρισης των χαρακτήρων είναι κατ' αρχήν της τάξης του 90%. Ορισμένα κακής ποιότητας έγγραφα δεν επιτυγχάνουν το ποσοστό αυτό. Θα πρέπει να το λάβετε υπόψη κατά την ανάλυση των αποτελεσμάτων της έρευνάς σας.
Μπορείτε ενδεχομένως να μας αποστείλετε μήνυμα εάν επιθυμείτε να λάβετε περισσότερες πληροφορίες ως προς τις τεχνικές επιλογές μας ή να μας κοινοποιήσετε τις διαπιστώσεις σας κατά την επιγραμμική χρήση των εγγράφων.
