FAQ
1. Welche Arten von Akten werden im Zentralarchiv verwahrt?
Unsere Akten beziehen sich vornehmlich auf Tagungen der verschiedenen Formationen des Rates auf Ebene der Staats- und Regierungschefs oder der Minister, auf Tagungen des AStV oder anderer Ausschüsse, auf Sitzungen der Expertengruppen, auf die Ausarbeitung von Verordnungen, Richtlinien, Beschlüssen.
2. Was ist die "30-Jahr-Regel"?
Diese Frist ist in der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 des Rates über die Freigabe der historischen Archive der EWG und der EAG festgelegt. Diese Regel entspricht der Archivpraxis der Mitgliedstaaten.
Es gibt einige Ausnahmeregelungen für Verschlusssachen (RESTREINT, CONFIDENTIEL, SECRET, TOP SECRET/TRES SECRET), deren Freigabe erst nach Aufhebung ihres Geheimhaltungsgrades erfolgen kann, sowie für Dokumente mit sensiblen Inhalten (personenbezogene Daten, geschäftliche Interessen usw.), die solange nicht eingesehen werden dürfen, wie die für sie geltenden Anwendungsvoraussetzungen weiterhin vorliegen (Artikel 2 und 3 der Verordnung (EG) Nr. 1700/2003).
3. Wie kann ich Dokumente oder Akten einsehen, die noch keine 30 Jahre alt sind?
Den Zugang zu Dokumenten, die noch keine 30 Jahre alt sind, regelt die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten. Anträge können per E-Mail unter access@consilium.europa.eu oder anhand des elektronischen Formulars gestellt werden.
4. Welche Archivbestände stellt das Europäische Hochschulinstitut (EUI) in Florenz bereit?
Dieses Institut hat 1984 einen Vertrag mit den europäischen Organen geschlossen. Einmal jährlich werden die von uns bearbeiteten Archivakten (Papierformat sowie Kopie auf Microfiche) dem EUI zur Verwahrung und dortigen Einsichtnahme zugeschickt.
Bei den Archivbeständen des EUI handelt es sich somit um die öffentlich zugänglichen historischen Archive des Rates, des Parlaments, der Europäischen Kommission und anderer Einrichtungen, die bereits nach Florenz zur ständigen Verwahrung verlegt worden sind; das EUI verwahrt zudem private Nachlässe und Archivgut anderer Organisationen.
5. Wie gelange ich in den Lesesaal?
Bitte nehmen Sie vorab per E-Mail Kontakt mit dem Zentralarchiv auf, um ihren Besuchstermin zu vereinbaren; zum Betreten des Lesesaals müssen Sie einen gültigen Identitätsausweis vorlegen und eine Sicherheitsschleuse passieren. Der Lesesaal ist werktags von Montag bis Freitag von 9.00 Uhr bis 16.30 Uhr geöffnet.
6. Weshalb darf ich das Archiv nur nach Voranmeldung besichtigen?
Aus internen organisatorischen Gründen bitten wir Sie, sich vor Ihrem Besuch mit uns in Verbindung zu setzen und den Termin Ihres Besuchs zu bestätigen. Wenn Sie bereits die Nummern der Akten kennen, die Sie einsehen möchten, so teilen Sie uns diese bitte im voraus mit, damit wir die Akten zügiger für Sie bereitstellen können. Falls Ihnen die Aktennummern nicht bekannt sind oder falls es sich um Ihren ersten Besuch handelt, bitten wir Sie um eine Beschreibung Ihres Projekts, damit wir Ihnen besser behilflich sein können.
7. Finde ich im Zentralarchiv auch Archivgut anderer EU-Organe oder Dritter?
Bedingt durch die Tätigkeit des Rates enthalten unsere Akten oft auch Dokumente anderer Organe (vorrangig Dokumente der Kommission, des Parlaments oder des Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschusses) oder von Dritten (Regierungen der Mitgliedstaaten oder von Drittstaaten). Auch diese Dokumente unterliegen den geltenden Rechtsvorschriften über den Zugang zu Dokumenten und die Freigabe der Archive.
8. Ist das Archivgut urheberrechtlich geschützt? Welchen Rechten des geistigen Eigentums unterliegen die Beschreibungen ? Wie wird auf ein Dokument verwiesen?
Im allgemeinen können alle öffentlich zugänglichen Dokumente des Rates unbeschränkt benutzt werden, sofern ihre Quelle angegeben wird. Im Zweifelsfall nehmen Sie bitte per E-Mail mit uns Verbindung auf.
Das Generalsekretariat des Rates ist Eigentümer der Beschreibungen, die unbeschränkt benutzt werden dürfen, sofern ihre Quelle angegeben wird.
Wir empfehlen Ihnen, auf den Bestand (beispielsweise CM2 oder CM3), den Teilbestand (beispielsweise: 1974 oder NEGO1) und auf die Akte zu verweisen: CM2 1974 / 312 oder CM3 NEGO1 / 57.
In der Regel werden die vom Rat erstellten und in die Akten aufgenommenen Dokumente nummeriert (beispielsweise R/2589/1974 ). Sie können dieses Zeichen für eine gezieltere Bezugnahme verwenden. Diese Angabe befindet sich im rechten oberen Teil der ersten Seite und in der Fußzeile jeder Seite des Dokuments.
9. Sind alle Akten, die älter als 30 Jahre sind, zugänglich?
In der Tat gilt diese Regel, und wir bemühen uns, ihr nachzukommen.
Im Interesse einer kohärenten Verwaltung der Akten läuft die 30-Jahre-Frist ab dem Datum der Schließung der Akte (und nicht dem Datum des Dokuments). Beispielsweise wird ein Dokument aus dem Jahre 1975, welches im Rahmen der Ausarbeitung einer 1981 angenommenen Richtlinie angefertigt wurde, im Inventar des Jahres 1981 erfasst und im Jahr 2011 freigegeben.
Leider gibt es Verzögerungen bei der Öffnung der Bestände, so dass es vorkommen kann, dass die Beschreibung weniger exakt ist als die der bereits bearbeiteten Akten oder dass wir mehr Zeit benötigen, um die Ihrem Antrag entsprechenden Dokumente zu ermitteln. Wir bitten in diesen Fällen um Ihr Verständnis.
10. Sind alle Akten online abrufbar?
Mit dem Digitalisierungsprojekt wurde Anfang 2010 begonnen. Zuerst wird der Archivbestand CM1 und anschließend der Bestand CM2 digitalisiert werden. Entsprechend der Anlieferung der Bilddateien, die wir nach einer Qualitätsprüfung validieren werden, wird das Archivgut nach und nach ins Netz gestellt werden. Unter der Rubrik Sachstand können Sie die Fortschritte des Projekts verfolgen.
Bei einer "Volltextsuche" ("plain text") ist grundsätzlich von einer Zeichenerkennungsrate von 90 % auszugehen. Einige schlecht erhaltene Dokumente liegen unter diesem Wert. Bitte berücksichtigen Sie dies bei der Auswertung Ihrer Suchergebnisse.
Sie können uns eine Nachricht hinterlassen, wenn Sie Näheres über die von uns gewählten technischen Lösungen erfahren möchten, oder wenn Sie beim Abruf der online verfügbaren Dokumente etwas festgestellt haben, das Sie uns mitteilen möchten.
