FAQ
1. Hvilken type dossierer opbevares i afdelingen?
Vore dossierer er hovedsagelig dossierer vedrørende samlingerne i Rådet i dets forskellige sammensætninger på statsleder- eller fagministerniveau, møderne i Coreper og de forskellige øvrige komitéer og udvalg, møderne i ekspertgrupperne, dossierer i forbindelse med udarbejdelse af direktiver, afgørelser, beslutninger og forordninger.
2. Hvad er "30 års-reglen"
Denne frist er fastsat i Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 af 1. februar 1983 om åbning for offentligheden af de historiske arkiver for EØF og Euratom. Den følger medlemsstaternes sædvanlige praksis på området.
Der er fastsat visse undtagelser for klassificerede dokumenter (restreint, confidentiel, secret, très secret), som først kan offentliggøres, når de er afklassificeret, og dokumenter, der indeholder såkaldt følsomme oplysninger (personoplysninger, handelsinteresser, …), som ikke kan udleveres, så længe betingelserne for anvendelse af undtagelserne fra retten til aktindsigt fortsat er opfyldt (artikel 2 og 3 i forordning nr. 1700/2003).
3. Kan jeg få aktindsigt i dokumenter eller dossierer, der er under 30 år gamle?
Aktindsigt i dokumenter, der er under 30 år gamle, er reguleret i forordning (EF) nr. 1049/2001 om aktindsigt i dokumenter. Begæringer kan sendes til access@consilium.europa.eu eller via onlineformularen.
4. Hvilke arkiver kan jeg finde på Det Europæiske Universitetsinstitut i Firenze?
Dette institut indgik i 1984 en kontrakt med EU-institutionerne. En gang om året sendes de arkiver (på papir med en kopi på mikrofiche), der er behandlet hos os, til opbevaring og meddelelse på instituttet.
De fonde, der er tilgængelige på Det Europæiske Universitetsinstitut, er således de historiske arkiver, der er tilgængelige for offentligheden i Rådet, Parlamentet, Europa-Kommissionen og andre institutioner, og som allerede er overført til Firenze med henblik på permanent opbevaring; Det Europæiske Universitetsinstitut opbevarer ligeledes arkiver fra private fonde og andre organisationer.
5. Hvordan får jeg adgang til læsesalen?
De bedes forudgående via e-mail kontakte centralarkivtjenesten med henblik på bekræftelse af besøgsdagen, forevise gyldigt identitetsbevis og passere gennem en metaldetektor.
Læsesalen er åben alle hverdage fra mandag til fredag kl. 9.00–16.30.
6. Hvorfor skal jeg aftale mit besøg på forhånd?
De bedes kontakte os på forhånd og bekræfte datoerne for Deres besøg af hensyn til den interne organisation. Hvis De allerede har referencerne til de dossierer, De er interesseret i, bedes De meddele os dem på forhånd, så De kan få en hurtigere betjening. Hvis De ikke kender referencerne, eller det er Deres første besøg, bedes De orientere os om Deres projekt: det vil gøre det lettere for os at hjælpe Dem.
7. Kan jeg i Deres afdeling finde dokumenter fra andre institutioner eller tredjeinstanser?
Karakteren af Rådets aktiviteter taget i betragtning er der ofte i vore dossierer dokumenter, der kommer fra andre institutioner (som oftest fra Kommissionen, Parlamentet eller EØSU) eller fra tredjeinstanser (medlemsstaternes regeringer eller tredjelande). Disse dokumenter er også omfattet af den gældende lovgivning om aktindsigt i dokumenter og åbning for offentligheden af arkiverne.
8. Er arkiverne omfattet af copyright? Hvilke intellektuelle ejendomsrettigheder finder anvendelse på beskrivelserne og de historiske faktablade? Hvordan henvises der ti et dokument?
Generelt kan alle Rådets offentligt tilgængelige dokumenter anvendes frit, når blot der er kildeangivelse. Kontakt os venligst, hvis De er i tvivl.
Generalsekretariatet for Rådet er ejer af beskrivelserne og de historiske faktablade, som kan anvendes frit, når blot der er kildeangivelse.
Vi anbefaler, at De henviser til fonden (f.eks. CM2 eller CM3), til underfonden (f.eks.: 1974 eller NEGO1) og til dossieret: CM2 1974 / 312 eller CM3 NEGO1 / 57.
Almindeligvis er dokumenter, som er udarbejdet af Rådet, og som findes i dossiererne, nummererede (f.eks. R/2589/1974). De kan benytte denne reference med henblik på yderligere præcisering. Denne nummerering findes øverst til højre på den første side og nederst på alle dokumentets sider.
9. Er alle dossierer, som er over 30 år gamle, tilgængelige?
Dette er reglen, og vi bestræber os på at give Dem det, De søger.
For at fastholde sammenhængen i dossiererne, anvender vi fristen på 30 år fra den dato, hvor dossieret er afsluttet (og ikke datoen på dokumentet). F.eks. behandles et dokument fra 1975 udarbejdet som led i udarbejdelsen af et direktiv vedtaget i 1981 inden for rammerne af dokumentoversigten for året 1981 og åbnes i 2011.
Åbningen af fondene er desværre forsinket, og det kan derfor ske, at beskrivelsen ikke er lige så nøjagtig som beskrivelsen af de dossierer, der allerede er behandlet, eller at det tager os længere tid at finde frem til de dokumenter, der svarer til Deres begæring. Vi beklager eventuelle ulemper.
10. Er alle dossierer tilgængelige online?
Digitaliseringsprojektet blev indledt i begyndelsen af 2010. De første digitaliserede dossierer bliver dem, der udgør fond CM1, og herefter dem, der udgør fond CM2. Efterhånden som vi modtager billederne og får dem valideret efter en kvalitetskontrol, gør vi dem tilgængelige online. Se siden Nyheder for at følge udviklingen af projektet.
Hvis De anvender søgningen "plain text": genkendelsen af teksten skulle være 90 %. Visse dokumenter i dårlig stand gør det umuligt at nå denne procentandel. De bedes tage dette forhold i betragtning, når De analyserer deres søgeresultater.
De kan eventuelt efterlade en besked, hvis De ønsker yderligere oplysninger om vore tekniske valg, eller at gøre os opmærksom på ting, som De har kunnet notere Dem i forbindelse med anvendelsen af dokumenterne online.
