Často kladené dotazy
1– Jaké typy dokumentů Vaše oddělení archivuje?
Mezi archivované dokumenty patří zejména dokumenty týkající se zasedání Rady v různých složeních na úrovni vedoucích představitelů nebo ministrů odpovědných za daný resort, zasedání Coreperu a jiných výborů, zasedání skupin odborníků a rovněž dokumenty související s tvorbou směrnic, rozhodnutí a nařízení.
2 – Co znamená „pravidlo 30 let“?
Tato lhůta je stanovena v nařízení Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii. Vychází z běžné praxe, kterou v této oblasti uplatňují členské státy.
Určitým výjimkám podléhají dokumenty, které jsou označeny některým ze stupňů utajení (restreint, confidentiel, secret, très secret) a které mohou být zveřejněny až po odtajnění, nebo dokumenty obsahující tzv. citlivé informace (osobní údaje, údaje související s obchodními zájmy...), které nelze konzultovat, dokud trvají podmínky pro uplatňování výjimek v souvislosti s otevřením archivů ( články 2 a 3 nařízení č. 1700/2003 ).
3 – Mohu získat přístup k dokumentům, které vznikly před méně než 30 lety?
Přístup k dokumentům vzniklým před méně než 30 lety se řídí nařízením (ES) č. 1049/2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům. Žádosti se zasílají elektronicky na adresu access@consilium.europa.eu nebo prostřednictvím on-line formuláře.
4 – Jaké archivní dokumenty jsou uloženy v Evropském univerzitním institutu ve Florencii?
Tento institut uzavřel v roce 1984 smlouvu s evropskými orgány. Jednou ročně jsou námi zpracované dokumenty určené k archivaci (v papírové podobě s přiloženou kopií na mikrofilmu) odeslány k uložení do tohoto institutu, kde mohou být konzultovány.
Archivními fondy, které jsou k dispozici v Evropském univerzitním institutu, jsou tedy historické archivní fondy Rady, Parlamentu, Evropské komise a dalších orgánů, které jsou přístupné veřejnosti a které byly do Florencie odeslány k trvalému uložení. Evropský univerzitní institut spravuje rovněž soukromé archivní fondy a archivy jiných organizací.
5 – Jak je možné získat přístup do studovny?
Kontaktujte prosím nejdříve prostřednictvím e-mailu oddělení centrálního archivu a domluvte si datum návštěvy. Při příchodu pak musíte předložit platný doklad totožnosti a projít detektorem kovů. Studovna je otevřena v pracovní dny od pondělí do pátku od 9.00 hod. do 16.30 hod.
6 – Proč se musím předem domluvit na datu návštěvy?
Z důvodu interní organizace je nutné, abyste nás kontaktovali předem a datum své návštěvy potvrdili. Pokud již znáte referenční čísla dokumentů, o které máte zájem, sdělte nám je předem, budete obslouženi rychleji. Pokud referenční čísla neznáte nebo k nám jdete poprvé, poskytněte nám bližší informace o Vašem projektu: budeme Vám tak moci poskytnout co nejlepší služby.
7 – Jsou ve Vašem archivu uloženy i dokumenty vypracované jinými orgány nebo třetími stranami?
Vzhledem k povaze činnosti Rady je v našem archivu uložena i řada dokumentů pocházejících z jiných orgánů (nejčastěji z Komise, Parlamentu nebo EHSV) nebo vypracovaných třetími stranami (vlády členských zemí nebo třetí země). Na tyto dokumenty se rovněž vtahují platné právní předpisy o přístupu k dokumentům a otevření archivů veřejnosti.
8 – Vztahují se na archivované dokumenty autorská práva? Jaká práva duševního vlastnictví se vztahují na popisy archivovaných dokumentů? Jak správně odkazovat na určitý dokument?
Obecně platí, že všechny dokumenty Rady, které jsou přístupné veřejnosti, lze používat libovolně za podmínky, že je uveden zdroj. V případě pochybností nás kontaktujte.
Generální sekretariát Rady je vlastníkem popisů archivovaných dokumentů, které lze libovolně používat za podmínky, že je uveden jejich zdroj.
Doporučujeme Vám odkazovat na archivní fond (například CM2 nebo CM3), na dílčí fond (například 1974 nebo NEGO1) nebo na spis: CM2 1974 / 312 nebo CM3 NEGO1 / 57.
Dokumenty vypracované Radou a zařazené ve spisech jsou zpravidla očíslovány (například R/2589/1974). V zájmu větší přesnosti můžete použít toto referenční číslo. Nachází se pravém horním rohu na první stránce a v zápatí na všech stránkách dokumentu.
9 – Jsou přístupné všechny dokumenty starší než 30 let?
Mělo by tomu tak skutečně být a děláme vše pro to, abychom Vám v tomto ohledu vyhověli.
V zájmu zachování konzistentního přístupu se lhůta 30 let počítá od data uzavření spisu (a nikoliv od data vzniku dokumentu). Například dokument z roku 1975, který vznikl při vypracovávání směrnice přijaté v roce 1981, bude zpracován v rámci ročníku 1981 a zpřístupněn v roce 2011.
Postupné otevírání archivních fondů má bohužel zpoždění; proto se může stát, že údaje v popisu nebudou tak přesné jako v případě již zpracovaných spisů a že nám nalezení požadovaných dokumentů bude trvat déle. Předem se omlouváme za případné potíže.
10 – Jsou všechny archivované dokumenty k dispozici on-line?
Projekt digitalizace byl zahájen začátkem roku 2010. Jako první budou do elektronické podoby převedeny dokumenty z archivních fondů CM1 a poté z archivních fondů CM2. Elektronické verze dokumentů budou na internetové stránky umísťovány postupně, ihned poté, co je obdržíme a provedeme kontrolu kvality. Průběh projektu můžete sledovat v rubrice Aktuální.
Při fulltextovém vyhledávání dosahuje úroveň optického rozpoznávání znaků hodnoty přibližně 90 %. Vzhledem ke špatnému stavu některých dokumentů však není možné této úrovně dosáhnout vždy. Mějte to prosím na paměti při analýze výsledků vyhledávání.
Pokud se chcete dozvědět víc o používaných technologiích nebo se s námi podělit o postřehy získané při používání on-line dokumentů, můžete nám poslat zprávu.
