Често задавани въпроси
1. Какви видове досиета съхранявате във вашата служба?
Това са най-вече досиета относно заседанията на Съвета в различните му състави, на равнище държавни или правителствени ръководители или министри, отговарящи за дадена област, заседанията на Корепер и различни други комитети, заседанията на експертни групи, досиета, свързани с изготвянето на директиви, решения и регламенти.
2. Какво представлява „правилото за 30 години“?
Този срок е определен с Регламент (ЕО) № 354/83 на Съвета относно отваряне за обществеността на историческите архиви на Европейската икономическа общност и на Европейската общност за атомна енергия. Той съответства на текущата практика в държавите-членки в тази област.
Предвидени са някои изключения за класифицирани документи (за служебно ползване, поверително, секретно, строго секретно), които могат да бъдат оповестявани публично едва след като бъдат декласифицирани, или документи, съдържащи чувствителна информация (лични данни, търговски интереси и др.), които не могат да бъдат предоставяни за ползване докато продължават да са в сила условията за прилагане на изключенията за отваряне (членове 2 и 3 от Регламент 1700/2003).
3. Мога ли да получа достъп до документи или досиета на по-малко от 30 години?
Достъпът до документи на по-малко от 30 години е уреден от разпоредбите на Регламент (ЕО) № 1049/2001 относно публичния достъп до документи. Заявките трябва да бъдат подадени на адрес access@consilium.europa.eu или чрез формуляр онлайн.
4. Какви архиви мога да намеря в Европейския университетски институт във Флоренция?
През 1984 г. този институт сключи договор с европейските институции. Веднъж годишно обработваните от нас архиви (на хартия с копие на микрофиш) се изпращат на института за съхранение и предоставяне на обществеността.
Фондовете, които са на разположение в Европейския университетски институт, са отворените за обществеността исторически архиви на Съвета, Парламента, Европейската комисия и други институции, които са вече прехвърлени във Флоренция за постоянно съхранение; Институтът съхранява също архивите на частни фондове или на други организации.
5. Как да получа достъп до залата за търсене?
Моля предварително да се свържете по електронна поща със службата на централния архив, за да се уговорите за деня на посещениетор; изисква се представяне на валиден документ за самоличност и преминаване под рамков метал-детектор.
Читалнята е отворена всеки работен ден от понеделник до петък от 9,00 ч. до 16,30 ч.
6. Защо трябва предварително да си уговоря час за посещение?
Необходимо е предварително да се свържете с нас и да потвърдите датите на посещението си поради причини, свързани с вътрешната организация. Ако вече разполагате с референтните данни на досиетата, които ви интересуват, моля да ни ги съобщите предварително, за да бъдете обслужени по-бързо. Ако не знаете тези референтни данни или ако това е първото ви посещение, моля да ни информирате за вашия проект — това ще ни позволи да ви помогнем най-пълноценно.
7. Мога ли да намеря във вашата служба документи на други институции или на трети страни?
Предвид естеството на дейността на Съвета, в нашите досиета често се срещат документи на други институции (най-често на Комисията, Парламента или ЕИСК) или на трети страни (правителства на държави-членки или трети държави). Действащото законодателство относно достъпа до документи и отварянето на архивите за обществеността се отнася и до тези документи.
8. Защитени ли са архивите с авторско право? Какви права на интелектуална собственост се упражняват върху описанията и историческите справки? Как да се позовем на даден документ?
По принцип всички документи на Съвета, които са отворени за обществеността, могат да бъдат използвани свободно, при условие че бъде упоменат източникът. В случай на колебание моля да се свържете с нас.
Генералният секретариат на Съвета е собственик на правата върху описанията и историческите справки, които могат да бъдат използвани свободно, при условие че бъде упоменат източникът.
Съветваме ви да се посочвате фонда (например CM2 или CM3), подраздела (например 1974 или NEGO1) и досието (CM2 1974/312 или CM3 NEGO1/57).
По принцип документите, създадени от Съвета и съдържащи се в досиетата, са номерирани (например R/2589/1974). Можете да използвате този номер за по-голяма точност. Номерацията се намира горе вдясно на първата страница и в долния колонтитул на всяка страница на документите.
9. Всички ли досиета на повече от 30 години са достъпни?
Да, това е правилото, и ние ще направим всичко възможно, за да сме ви от полза.
За да се запази последователността по отношение на досиетата, ние прилагаме срок от 30 години, считано от датата на затваряне на досието (а не от датата на документа). Например: документ, който е от 1975 г. и е създаден в рамките на изготвянето на директива, приета през 1981 г., ще се обработва в рамките на инвентарния опис за 1981 г. и ще бъде отворен през 2011 г.
За съжаление изоставаме с отварянето на фондовете, така че може да се случи описанието да не е толкова точно, колкото това на досиетата, които вече са обработени, или да ни отнеме повече време да открием документите, отговарящи на вашата заявка. Моля да ни извините за причинените неудобства.
10. Всички ли досиета са достъпни онлайн?
Проектът за цифровизация започна в началото на 2010 г. Първите цифровизирани досиета ще бъдат досиетата от фонд СМ1, а след това от фонд СМ2. След получаване на изображенията и валидирането им след контрол на качеството ние ги предоставяме онлайн. На страница Новини можете да следите напредъка на проекта.
Ако използвате опцията за търсене „plain text“, процентът на разпознаване на символите е предварително зададен на 90 %. Някои документи в лошо състояние не позволяват достигането на този процент. Моля да го имате предвид при анализа на вашите резултати от търсенето.
Евентуално можете да ни оставите съобщение,ако желаете да научите повече за нашите технически решения или да споделите с нас това, което сте забелязали при използването на документите онлайн.
