ΜΗΤΡΩΟ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΩΝ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ
Οι υπεύθυνοι επεξεργασίας της Γενικής Γραμματείας του Συμβουλίου οφείλουν να γνωστοποιούν στον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων κάθε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα την οποία εκτελούν ή πρόκειται να εκτελέσουν. Ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων τηρεί μητρώο των επεξεργασιών αυτών, το οποίο μπορεί να συμβουλεύεται οποιοσδήποτε (άρθρο 26 κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001).
Το μητρώο βασίζεται στις κοινοποιήσεις που υποβάλλουν οι υπεύθυνοι επεξεργασίας δεδομένων και είναι συνεπώς διαθέσιμο μόνο στη γλώσσα της κοινοποίησης, κατά κανόνα αγγλικά ή γαλλικά. Περιέχει βασικές πληροφορίες για κάθε επεξεργασία, για παράδειγμα τους σκοπούς της, το όνομα του υπεύθυνου, το είδος των δεδομένων και τις κατηγορίες προσώπων που αφορά. Η λειτουργία αναζήτησης του μητρώου θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τις επεξεργασίες που ενδεχομένως σας αφορούν.
Επιπροσθέτως, ο ΥΠΔ υποβάλλει τις επεξεργασίες που πιθανόν παρουσιάζουν συγκεκριμένους κινδύνους για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των υποκειμένων των δεδομένων στον ευρωπαίο επόπτη προστασίας δεδομένων, ο οποίος διενεργεί προκαταρκτικό έλεγχο και τηρεί μητρώο με τις επεξεργασίες αυτές (άρθρο 27 του ανωτέρω κανονισμού). Στη στήλη «Παρατηρήσεις» του μητρώου του Συμβουλίου σημειώνονται οι επεξεργασίες που υποβάλλονται για προκαταρκτικό έλεγχο.